موانع و مشكلات جلسات
جلسات يكي از پيچيده‌ترين فعاليتهايي است كه انجام مي‌پذيرد. موفقيت و شكست آنها درگرو تجزيه وتحليل آنچه انجام شده و انجام نشده است. محققان موانع و مشكلات جلسه را در13 عنوان طبقه‌بندي‌مي‌كنند. (دويل و استراوس: 1375)
1- توجه اعضاي جلسه به موضوعهاي مختلف در يك زمان: جلسه تركيبي از افراد متعدد است و هر فرد داراي علائق، مشكلات و اولويتهاي خاص خود است. بنابراين طبيعي است كه به هنگام جلسه، ذهن هريك از حضار به مورد خاصي معطوف شود. يكي از مهمترين موانع جلسات، همين موضوع است.
2- مغشوش شدن موضوع جلسه با فرايند آن: براي رسيدن به يك مركز توجه مشترك، گروه بايد برروي آنچه كه بايد در جلسه بحث شود و همچنين چگونگي اين بحث به توافق برسند. تمايز بين محتوي (مشكل، عنوان يا صورتجلسه) و فرايند (روش، متد)، دشوار اما حياتي است و عدم توجه به آن يكي از علل عدم موفقيت جلسات است.
3- برخورد شخصي و مشكل تراكم گفتگو در جلسه: اغلب افراد تمايل دارند به سرعت به جريان گفتگوي جلسه واردشده و نقطه‌نظرات خود را مطرح كنند. اين موضوع منجر به بروز مشكل تراكم گفتگو در جلسات مي‌شود كه خود منجربه منحرف شدن جلسه از هدف اصلي خود مي‌گردد. براي حل اين مشكل، لازم است كه فردي جريان متعادلي از مكالمه را برقرار كرده و افراد را از برخوردهاي شخصي با يكديگر برحذر دارد.
4- روشن نبودن نقش‌ها و مسئوليتها: يكي از مهمترين موانع جلسات موثر، روشن نبودن مسئوليتها و نقشهاي افراد شركت‌كننده در جلسه است. تنها راه‌حل اين موضوع تعريف دقيق نقش و مسئوليت هريك از حضار جلسه، قبل از تشكيل آن است.
5- گرايش افراد به يكسان فكركردن: جنيس (JANIS) يكي از صاحبنظران موضوع، تمايل گروهها براي يكسان فكركردن را "گروه فكري" مي‌نامد.
6- مشخص نبودن اهداف و انتظارات: يعني براي افراد جلسه مشخص نباشد كه چرا دعوت شده‌اند و چه كاري بايد انجام دهند.
- وجود مشكلات و مسائل حل نشده‌اي درمورد قدرت و اختيار: يعني مشخص نباشد كه آيا افراد جلسه قدرت تصميم‌گيري دارند يا خير.
8- سوء استفاده از قدرت توسط رئيس جلسه: وقتي مدير در موضوع جلسه‌اي ذينفع است، تقريباً غيرممكن است آن را بدون مداخله و دستكاري اداره كند. حتي اگر مدير نخواهد گروه را تحت تاثير خود قرار دهد با اشارات غيركلامي از افرادي حمايت مي‌كند كه از عقايد او دفاع مي‌كنند. تجربه نشان داده است كه مديراني كه جلسات را خود اداره مي‌كنند، تمايل دارند كه فعال‌ترين فرد جلسه باشند و تقريباً 60% از وقت جلسه را به خود اختصاص مي‌دهند. به همين علت مشاركت افراد در جلسه پايين مي‌آيد. بنابراين، در بيشتر جلسات سازمانهاي سلسله مراتبي كه با روش سنتي اداره مي‌شوند. مدير با بيشترين اختيار و قدرت تصميم‌گيري معمولاً رئيس جلسه است كه نقشهاي متعددي را در يك لحظه ايفا مي‌كند. مثل مسابقه‌اي كه يك فرد هم داور و هم كاپيتان تيم است. راه‌حل اين مشكل جداكردن نقش فرايند از نقش قدرت و تصميم‌گيري است. بدين‌ترتيب كه مدير مسئوليت تصميم‌گيري و درگير شدن با موضوع را بپذيرد و وظايف مربوط به فرايند را به فرد ديگري (مجري) تفويض كند.
9- اجتناب از مساله: افراد جلسه معتقد باشند كه هيچ مشكلي وجود ندارد.
10- نگرش منفي: افراد جلسه باور داشته باشند كه نمي‌توانند درمورد مساله كاري انجام دهند و تلاش براي حل آن زيرسوال باشد.
11- مشكل ارتباطي: افراد جلسه به صحبتهاي ديگران گوش نكنند و يا از صحبتهاي آنها چيزي متوجه نشوند.
12- عدم وجود محيط مناسب: فضاي جلسه به صورتي باشد كه افراد نتوانند به راحتي صداي ديگران را بشنوند و يا آنها را ببينند.
13- تضادهاي شخصي و فقدان صداقت در جلسه: همچنين يك بررسي كه از 635 نفر مدير به‌عمل آمده، نشان مي‌دهد كه مديران از 75% جلساتي كه در آنها حضور يافته‌اند ناراضي بودند.
منبع: مدیران آینده
دانشجوی کارشناسی ارشد مدیریت دولتی- منابع انسانی